Rutine ifm fakturering av grendelagsavgift m.m.

Rutine i forbindelse med fakturering av grendelagsavgift

• - Generalforsamlingen vedtar størrelsen på grendelagsavgift.

• - Med grendelagsavgift menes selve grendelagsavgiften og eventuelle tilleggstjenester som betaling for internett, brøyting, leie av parkeringsplass på biloppstillingsplassen, innbetaling til tunkasse m.m.

• - Faktura for grendelagsavgift sendes medlemmene med epost snarest etter gjennomført Generalforsamling gjennom regnskapssystemet Tripletex.
• - Fakturagrunnlag i form av et regneark sendes ut av styremedlem som utpekes av styret snarest mulig etter generalforsamlingen og etter at sluttfaktura for brøytetjenesten er kjent. Regnearket settes opp med kolonner for adresse, navn, epost og spesifiserte beløp for grendelagsavgift inkludert internett og TV (Frihet M) og de forskjellige tilleggstjenester som brøyting, leie av parkeringsplass, innbetaling til tunkasse m.m.

• - Fakturaene sendes ut med innbetalingsfrist på mellom 14-18 dager etter utsendelse.

• - Ca, 5 dager etter at forfallsdagen er passert sender regnskapsfører ut betalingspåminnelse med ny innbetalingsfrist etter 14 dager. Det foretas ingen beregning av verken påminnelsesgebyr eller forsinkelsesrenter.

• - Regnskapsfører sender ut annengangs betalingspåminnelse og inkassovarsel med ny innbetalingsfrist etter 4 uker senest 5 dager etter at ny forfallsdag er passert. Det foretas beregning av påminnelsesgebyr (p.t. kr. 35,-) og forsinkelsesrenter fra opprinnelig forfallsdato til ny forfallsdato for annengangs betalingspåminnelse (p.t. 12,5% p.a.). Til renteberegning benyttes regjeringens kalkulator som finnes på Kalkulator for forsinkelsesrenten - regjeringen.no . Det skal komme tydelig fram av eposten med annengangs betalingspåminnelse at det også er et varsel om rettslig inkasso. Varsel om tvangsutmeldelse av den kollektive avtalen grendelaget har med Telenor sendes av styret til beboer som ikke betaler faktura innen fristen for annengangs betalingspåminnelse. Varsel om stenging av TV- og internett signalerer er nedfelt i det Administrative reglement punkt 13 der det heter:

Styret har dessuten rett til å stenge skyldner ut fra medlemskap i det kollektive abonnementssystemet for TV og internett. Utmeldelse kan skje tidligst 2 uker etter særskilt varsel er sendt. Kostnader for utmelding og eventuell gjenåpning er for skyldners regning. //

• - Regnskapsfører sender spesifisert rapport om ubetalte fakturaer til styret etter at forfallsdato for hhv. førstegangs og annengangs betalingsvarsel er passert. Saken oversendes deretter inkassoselskap som styret samarbeider med. Korrespondansen med skyldner opphører fra styrets side etter dette. Teletilbyder kontaktes av styret for tvangsutmeldelse fra den kollektive avtalen for  levering av TV- og internett signaler. 

Trollåsen, den 12.08.2022

Oppdatert 03.06.2024

Vedtatt på styremøte 23. august 2022

Sist endret: 03.jun 2024
Opprettet:  30.aug 2022